Fellowmind Finland Verkkolaskutyökirja — Käyttöopas

Mikä on Fellowmind Finland Verkkolaskutyökirja?

Fellowmind Finland Verkkolaskutyökirja on Business Central -sovellus, jolla lähetät sähköisiä laskuja (verkkolaskuja) asiakkaillesi helposti. Sovellus luo Finvoice 3.0 -standardin mukaiset verkkolaskut, jotka noudattavat EN 16931 -eurooppalaista verkkolaskustandardia. Pankkisi tai verkkolaskuoperaattorisi toimittaa ne asiakkaillesi automaattisesti — ilman manuaalisia PDF-liitteitä tai paperia.

Sovelluksella voit:

Lähettää myyntilaskut, hyvityslaskut, huoltolaskut ja huollon hyvityslaskut verkkolaskuina
Liittää PDF-tulosteet ja muut liitteet verkkolaskuun
Viedä verkkolaskut ZIP-tiedostoina, jotka lataat operaattorillesi, tai lähettää ne suoraan Azure Blob Storageen
Lähettää verkkolaskut suoraan OWS-operaattorin API-rajapintaan
Tuoda saapuvia verkkolaskuja operaattoriltasi
Lähettää laskutiedot factoringpankille

Yksityiskohtaiset kenttäviitteet, asetustaulukot ja kehittäjien laajennettavuustiedot löytyvät tiedostosta technical.md.

Käyttöönotto

1. Asenna sovellus

Asenna Fellowmind Finland Verkkolaskutyökirja Microsoft AppSourcesta tai Laajennusten hallinta -sivulta Business Centralissa. Sovellus luo oletusasetukset automaattisesti, joten voit aloittaa tutustumisen heti.

2. Määritä yrityksesi verkkolaskutiedot

Hae Verkkolaskun asetukset Business Centralissa ja täytä:

Verkkolaskuosoite — yrityksesi verkkolaskuosoite (tyypillisesti OVT-tunnus)
Operaattoritunnus — verkkolaskuoperaattorisi (pankin tai palveluntarjoajan) koodi
Valitse, lähetetäänkö verkkolaskut kaikille asiakkaille vai vain erikseen käyttöön otetuille asiakkaille

Voit myös ottaa käyttöön validoinnin, jolloin sovellus tarkistaa verkkolaskut virheiden varalta ennen lähetystä.

3. Määritä asiakkaat

Täytä jokaisen asiakkaan asiakaskortilla:

Verkkolaskuosoite — asiakkaan verkkolaskuosoite (OVT-tunnus)
Operaattoritunnus — asiakkaan operaattorin koodi
Salli verkkolaskun lähetys — aseta Yes lähettääksesi verkkolaskuja tälle asiakkaalle (tai jätä Default-tilaan, jos otit verkkolaskutuksen käyttöön kaikille asiakkaille)

Halutessasi voit syöttää myös asiakkaan Y-tunnuksen (Business Identity Code).

4. Määritä pankkitilit

Jos haluat tiettyjen pankkitilien näkyvän verkkolaskuillasi, määritä ne Verkkolaskun pankkitilit -sivulla. Muussa tapauksessa sovellus käyttää Yrityksen tiedot -sivun pankkitietoja.

5. Määritä OWS-integraatio

Jos haluat lähettää laskut suoraan OWS:lle API-rajapinnan kautta, avaa Verkkolaskun asetukset ja täytä OWS-osio:

OWS käytössä — ottaa integraation käyttöön
OWS ympäristö — valitse Test, Production tai Custom
OWS Base URL — täyttyy automaattisesti Test- ja Production-ympäristöissä; muokattavissa vain Custom-ympäristössä
OWS Company ID — arvo, joka lähetetään Company-ID-otsakkeessa
OWS API Client Id ja OWS API Client Secret — OWS-tunnistautumisessa käytettävät tunnukset
OWS Skip Duplicate Check — ohjaa OWS:lle lähetettävää duplicate-check-asetusta
OWS Include Attachments — sisällyttää asiakirjaliitteet API-kutsuun
OWS Receiver ID — valinnainen vastaanottajatunniste OWS-reititystä varten

Client secret tallennetaan turvallisesti ja näytetään asetussivulla peitettynä arvona.

Verkkolaskujen lähettäminen

Verkkolaskutyökirja on paikka, jossa valmistellaan ja lähetetään verkkolaskut. Se toimii kuin päiväkirja — täytät sen laskuilla, tarkistat ne ja viet.

Vaihe 1 — Lisää laskut työkirjalle

Avaa Verkkolaskutyökirja (hae Business Centralissa)
Valitse työkirjan nimi pudotusvalikosta
Napsauta Ehdota verkkolaskuja — sovellus etsii kaikki kirjatut laskut, jotka ovat valmiita lähetettäväksi verkkolaskuina

Sovellus poimii vain ne laskut, joiden asiakkailla on verkkolaskutus käytössä, eikä lisää samoja laskuja kahteen kertaan.

Vaihe 2 — Tarkista

Ennen vientiä voit:

Verkkolaskun esikatselu — nähdä tarkalleen, miltä verkkolasku näyttää
Näytä lasku — avata alkuperäisen kirjatun laskun
Validoi lasku — tarkistaa verkkolaskun virheiden varalta

Työkirjan alareunassa näkyy laskujen kokonaismäärä ja yhteissummat.

Vaihe 3 — Vie

Napsauta Vie verkkolaskut ja valitse, viedäänkö kaikki laskut vai vain valitut.

Asetuksistasi riippuen vienti joko:

Lataa ZIP-tiedoston — sisältää kaikki verkkolaskutiedostot, valmiina ladattavaksi operaattorillesi
Lataa ZIP-tiedoston liitteineen — sama kuin yllä, mutta sisältää PDF-tulosteet ja muut liitteet
Lähettää Azure Blob Storageen — lataa suoraan pilvivarastoon
Lähettää OWS APIin — lähettää laskun suoraan OWS:lle ja tallentaa vastauksen OWS-lähetyslokiin

Onnistuneen viennin jälkeen jokainen lasku merkitään automaattisesti lähetetyksi päivämäärän ja kellonajan kanssa.

Lähettäminen OWS APIin

Voit käyttää OWS-integraatiota näin:

Avaa Verkkolaskutyökirja
Valitse työkirjan nimeksi EXP.OWS
Lisää laskut toiminnolla Ehdota verkkolaskuja tai manuaalisesti
Tarkista ja validoi laskut tarvittaessa
Valitse Vie verkkolaskut

Sovellus muodostaa Finvoice-aineiston, tunnistautuu OWS:ään ja lähettää jokaisen laskun OWS Send APIin. Jos OWS hyväksyy laskun, työkirjan rivi merkitään lähetetyksi.

Jos lähetys epäonnistuu, laskua ei merkitä lähetetyksi ja vastaus tallennetaan OWS-lähetyslokiin.

OWS-lähetysloki ja ongelmatilanteiden selvittäminen

Käytä OWS Send Log -sivua työkirjalta tarkistaaksesi, mitä OWS-viennissä tapahtui. Lokeihin tallennetaan:

lähetysaika ja työkirjan nimi
laskun numero ja asiakasnumero
HTTP-statuskoodi
OWS tracking ID, status, response code ja message
virheteksti
tarkka request payload, joka lähetettiin OWS:lle
tarkka raw response, jonka OWS palautti

Tämä on erityisen hyödyllistä silloin, kun OWS palauttaa reititysvirheen kuten No valid routing was found for the message. Voit ladata lokista sekä tallennetun request payloadin että raw response -vastauksen ja toimittaa ne OWS-tukeen analysoitavaksi.

OWS-lähetyslokissa on myös toiminnot yli 7 päivää vanhojen merkintöjen poistoon, yli 30 päivää vanhojen merkintöjen poistoon sekä kaikkien merkintöjen poistoon.

Liitteet

Voit sisällyttää liitteitä (kuten PDF-tulosteita) verkkolaskuihisi:

Ota Vie liitteitä käyttöön Verkkolaskuasetuksissa
Halutessasi ota käyttöön Automaattinen laskun tuloste, jolloin sovellus luo PDF:n automaattisesti
Kaikki Business Centralin vakio Asiakirjaliite-toiminnon kautta liitetyt tiedostot sisällytetään

Työkirjalla näkyy Liitteet-tietoruutu, josta näet kunkin laskun liitteet.

Factoring

Jos käytät laskurahoitusta, sovellus voi lähettää laskutiedot factoringpankillesi:

Käytä Ehdota lähetettäviä factoring laskuja -toimintoa täyttääksesi työkirjan sopivilla laskuilla
Merkitse laskut factoringiin ja valitse factoringpankkitili
Vie normaalisti — factoringtiedot sisällytetään

Laskun uudelleenlähetys

Jos sinun täytyy lähettää lasku uudelleen, vaihda Verkkolasku lähetetty -kentän arvoksi Ei työkirjan rivillä ja vie sitten uudelleen.

UKK

K: Minkä verkkolaskuoperaattorien kanssa sovellus toimii? V: Kaikkien suomalaisten operaattorien. Sovellus luo standardinmukaisia Finvoice 3.0 -tiedostoja, jotka kaikki operaattorit hyväksyvät. Lataat tiedostot itse operaattorillesi (tai käytät Azure Blob Storagea automaattiseen toimitukseen).

K: Mitä tapahtuu, jos vienti epäonnistuu? V: Mitään ei merkitä lähetetyksi. Voit korjata ongelman ja yrittää uudelleen.

K: Tarvitsenko Azure Blob Storagea? V: Et. Voit ladata verkkolaskut ZIP-tiedostoina ja siirtää ne operaattorillesi manuaalisesti. Azure Blob Storage on valinnainen lisä automatisoituja työnkulkuja varten.

K: Tarvitsenko OWS:ää käyttääkseni sovellusta? V: Et. OWS on valinnainen vientitapa. Voit edelleen käyttää ZIP-vientiä tai Azure Blob Storagea, jos ne sopivat paremmin operaattoriprosessiisi.

K: Mitä tapahtuu, jos OWS hylkää laskun? V: Laskua ei merkitä lähetetyksi. Tarkista OWS Send Log ja lataa tallennettu request payload sekä raw response, jotta näet mitä lähetettiin ja mitä OWS palautti.

K: Mistä löydän yksityiskohtaiset asetusten kuvaukset ja kehittäjätiedot? V: Katso Tekninen ja konsulttiopas.