Tase-erittely

1. Yleistä

Tase-erittely-sovellus laajentaa Business Centralin toiminnallisuutta mahdollistamalla KP-tapahtumien kohdistamisen toisiinsa tasetileillä. Toiminto vastaa asiakas- ja toimittajatapahtumien kohdistusta, mutta pääkirjanpidon tileille.

Sovellus mahdollistaa:

• Toisiinsa liittyvien KP-tapahtumien yhdistämisen (esim. laina, johon myöhemmin kohdistetaan lyhennyksiä).
• Tase-erittelyraportin luomisen, joka näyttää avoimet tapahtumat tileittäin alkusaldon, kauden muutokset ja loppusaldon kanssa

Tämä on erityisen hyödyllistä suomalaisen tase-erittelyn vaatimuksiin, joissa yritysten on esitettävä yksityiskohtaiset erittelyt tasetilien saldoista.

2. Asetukset

2.1. KP-tilin asetukset

1. Avaa Tilikartta-sivu ja sieltä KP-tilin kortti jokaiselle tasetilille, jonka haluat sisällyttää erittelyyn.
2. Aseta Yleinen-väliehdellä Suorakirjaus-täppä päälle.
3. Aseta Raportointi-välilehdellä Tase-erittelytyyppi-kentän arvoksi Erittely. Vaihtoehdot ovat:
4. Loppusumma – Tili näytetään raportissa vain kokonaissaldolla ilman tapahtumatason yksityiskohtia. Tämä asetus on oletusarvona.
5. Erittely – Tili osallistuu tapahtumatason kohdistukseen. Yksittäiset tapahtumat voidaan kohdistaa toisiinsa, ja raportti näyttää avoimet tapahtumat jäljellä olevine summineen. Tämä asetus voidaan syöttää vain taseen tileille.

2.2. Myyntien ja myyntisaamisten asetukset

1. Avaa Myyntien ja myyntisaamisten asetukset -sivu.
2. Yleinen-välilehdellä on viimeisenä Vastaavaa-puolen viimeinen KP-tilinro -niminen kenttä, jolla määritetään sijainti, johon tase-erittely raportille tulostuu Vastaavaa lopputapahtumien yhteissumma -rivi. Jos tämä kenttä on tyhjänä, tulostuu ko. rivi KP-tilinron 19998 jälkeen, joka on useimmilla yrityksillä Vastaavaa-puolen viimeinen KP-tili. Oletuksena kentän arvona on 1989, joka tulostaa Cronus-yrityksessä ko. rivin oikeaan paikkaan.

2.3. Käyttöoikeusjoukko

Määritä FMD Balance Sheet Specification -käyttöoikeusjoukko käyttäjille, jotka tarvitsevat tase-erittelyn toimintoja.

3. Käyttö

3.1. Yleistä tapahtumien kohdistamisesta

Tapahtumien kohdistaminen alkutapahtumiin tapahtuu käyttämällä tapahtuman uutta Kohdistuu tapahtumaan -nimistä kenttää. Kun tähän kenttään tallennetaan alkutapahtuman tapahtumanumero, se tarkoittaa että tapahtuma kohdistuu kyseiseen alkutapahtumaan.

Tietoja syötettäessä tapahtumia voidaan kohdistaa seuraavissa paikoissa:

• Yleisellä päiväkirjalla,
• yleisen päiväkirjan toistuvissa kirjauksissa,
• myyntilaskuriveillä,
• myyntihyvityslaskuriveillä,
• ostolaskuriveillä ja
• ostohyvityslaskuriveillä.

Klikkaamalla Kohdistuu tapahtumaan -kentän oikeassa reunassa olevaa kolmea pistettä, avautuu KP-tilin avoimet tapahtumat -sivu painamalla, josta näyvät kyseisen tilin avoimet alkutapahtumat. Niistä käyttäjä voi valita mihin tapahtumaan syötettävä tapahtuma kohdistuu. Kyseistä valintaikkunaa voi käyttää vain KP-tileille, jotka on määritelty Erittely-tyyppisiksi. Kohdistamisen yhteydessä tallentuu myös kohdistuspäivämäärä.

3.2. Yleiset päiväkirjat

Yleisiltä päiväkirjoilta tapahtumien kohdistaminen tapahtuu seuraavasti:

1. Avaa Yleinen päiväkirja.
2. Täytä päiväkirjariville KP-tili (Erittely-tyyppinen tili) ja Summa-kenttiin tiedot.
3. Valitse Kohdistuu tapahtumaan -kenttä. Klikkaamalla ko. kentän oikeassa reunassa olevaa kolmea pistettä, avautuu KP-tilin avoimet tapahtumat -sivu, josta näkyvät kyseisen tilin avoimet alkutapahtumat. Tämä sivu aukeaa vain Erittely-tyyppisille tasetileille.

1. Valitse alkutapahtuma, johon haluat tehdä kohdistuksen ja paina OK.
2. Kun on valittu alkutapahtuma, kyseisen tapahtuman numero ilmestyy päiväkirjalle.
3. Kohdistuspäivämäärä asetetaan automaattisesti päiväkirjan kirjauspäivämääräksi.
4. Kirjaa päiväkirja normaalisti (F9). Järjestelmä tarkistaa, ettei kohdistussumma ylitä alkuperäisen tapahtuman avointa summaa.

Kun kohdistetut summat nettoutuvat nollaan, alkuperäinen tapahtuma merkitään automaattisesti Suljetuksi.

Jos kohdistettava summa on suurempi kuin ko. alkusumma, Business Central antaa virheilmoituksen eikä kirjausta hyväksytä:

Jos kyseessä on esim. centin pyöristyksestä aiheutunut erotus, voidaan erottava summa kirjata erillisellä tuloslaskelman KP-tilille. Ao. kuvassa on pyöristys kirjattu KP-tilille 6870.

Jos kohdistettava summa on pienempi eikä tätä huomata kohdistettavan kirjauksen yhteydessä, jää centtiero ”roikkumaan” tase-erittelylle ja se voidaan kirjata pois muistiotositteella.

3.3. Yleisen päiväkirjan toistuvat kirjaukset

Vastaava toiminnallisuus kuin yleisellä päiväkirjalla, on myös Yleisen päiväkirjan toistuvat kirjaukset -sivulla. Kts. ao. kuva.

Yleisen päiväkirjan toistuviin kirjauksiin on tehty lisäksi muutos, kun Toistotapa on KV Kiinteä vastakirjaus tai MV Muuttuva vastakirjaus. Em. tapauksissa tehdään automaattinen kohdistus alkuperäiseen kirjaukseen.

Alla tällaista tapahtumaa selvennetään esimerkin avulla:

1. Kirjataan toistuva päiväkirjan kirjaus 30.11.2026 ao. asetuksilla:

1. Tarkastellaan tase-erittelyä 06/2025 ja 07/2025:

Huomiota yo. esimerkistä: -Kesäkuun 2025 tase-erittelyssä näkyy eriteltynä 1. kohdassa kirjattu rivi. -Heinäkuun 2025 tase-erittelyssä ko. rivi on poistunut ja kohdistettu. -Ko. kp-tilin loppusaldo muuttuu vastaavasti: Kesäkuussa 990,00 eur ja heinäkuussa 990,00 eur + 10,00 eur = 1000,00 eur.

1. Pääkirjanpidon tapahtumista näkee myös ko. kirjatut tapahtumat.

1.7.2025 tehty kirjaus on kohdistettu vastaavaan tapahtumaan nro 3909 ja alkuperäinen tapahtuma on suljettu.

Tapahtumien automaattisessa kohdistuksessa on tehty seuraavia oletuksia:

• Alkuperäisen ja kohdistettavan kp-tilin numero täytyy olla sama ja numeron täytyy olla välillä 1000-2999 (taseen tili) ja
• Alkuperäisen tapahtuman kirjauspvm on päivää aikaisempi kuin ko. vastakirjaus kirjaus (esim. 30.11.2026 vs 1.12.2026) ja
• Alkuperäisen tapahtuman summa on vastakkaismerkkinen kuin ko. vastakirjauksen summa (esim. 40 eur vs -40 eur) ja
• Alkuperäisen tapahtuman kp-tili on sama kuin ko. vastakirjauksen summa (esim. 1010) ja
• Alkuperäisen tapahtuman kuvaus-kenttä on sama kuin ko. vastakirjauksen summa.
• Yo. ehtoihin sopivaa tapahtumaa pyritään etsimään 80 aikaisemmasta tapahtumasta.

3.4. Myyntilaskut

Myyntiriveille kohdistuksen voi tehdä niille KP-tili -tyyppisille riveille, joissa KP-tili on taseen tili ja joissa tase-erittelytyyppinä on Erittely.

Kohdistuu tapahtumaan -kenttään numero voidaan syöttää manuaalisesti tai luettelosta voidaan poimia alkutapahtuma, johon se kohdistuu.

3.5. Myyntihyvityslaskut

Kohdistuksen voi syöttää myös myyntihyvityslaskuilla.

3.6. Ostolaskut

Ostopuolella toiminnallisuus on samanlainen kuin myyntipuolella.

3.7. Kirjaus ja tarkistukset

Jo kohdistusta syötettäessä tapahtuu tarkistus, että kohdistuksella on sama KP-tilinumero kuin kohdistettavalla tapahtumalla. Lisäksi tarkistetaan, että kohdistettava alkutapahtuma on avoin. Tarkistetaan myös, että kyseessä on tase-tyyppinen KP-tili, jonka tase-erittelytyyppi on Erittely. Kun päiväkirjatapahtuma/myyntirivi/ostorivi kirjataan, tehdään tarkistus, että:

• Alkutapahtuman KP-tilinumero on sama kuin syötettävällä tapahtumalla
• Kohdistussumma ei saa olla suurempi kuin alkutapahtuman summa

Jos kohdistus on saman suuruinen (ja eri etumerkillä) kuin alkutapahtuman avoin summa (alkutapahtuman summa josta on vähennetty siihen jo kohdistuvat tapahtumat) alkutapahtuma suljetaan. Pääkirjanpidon tapahtumat -sivulla on Suljettu-kenttä, johon tällöin laitetaan täppä päälle.

4. Kirjattujen tapahtumien kohdistaminen ja kohdistusten peruuttaminen jälkeenpäin

On myös mahdollista tehdä ja peruuttaa kohdistuksia kirjauksen jälkeen. Tätä varten on olemassa omat toiminnot, jotka käynnistetään Pääkirjanpidon tapahtumat -sivulta.

4.1. Kirjattujen tapahtumien kohdistaminen

1. Tässä toiminnossa lähdetään liikkeelle alkutapahtumasta ja valitaan mitkä tapahtumat kohdistuvat valittuun alkutapahtumaan.

1. Kun tapahtuma (=rivi) on valittu ja suoritetaan (Toiminnot --> Funktiot -->) Kohdista tapahtumat -toiminto, avautuu sivu, jossa näkyvät kaikki kyseisen KP-tilin tapahtumat, jotka:

2. kohdistuvat kyseiseen tapahtumaan (näillä on Kohdista-kenttä valittuna, Kts. ao. kuva, vihreä laatikko) ja

3. eivät kohdistu mihinkään tapahtumaan (näillä ei ole Kohdista-kenttä valittuna, Kts. ao. kuva, oranssi laatikko)

Ylimpänä näkyvät alkutapahtuman tiedot (Kts. yo. kuva, punainen laatikko), jonka alapuolella on listaus mahdollisesti kohdistettavista tapahtumista.

1. Näkymästä voidaan siis valita mitkä tapahtumat halutaan kohdistaa kyseiseen alkutapahtumaan ja voidaan myös poistaa aikaisempia kohdistuksia.

   Sivun yläosassa oleva Jäljellä oleva summa -kenttä muuttuu sitä mukaa kun kohdistuksia muutetaan.

   Jos Jäljellä oleva summa -kentän summa on 0, alkutapahtuma suljetaan (ja poistuu myös tase-erittelystä).

   Jos Jäljellä oleva summa -kentän summa on suurempi kuin 0, alkutapahtuma avataan tai säilyy avoimena.

2. Paina oikeassa alakulmassa olevaa Sulje-painiketta hyväksyäksesi uudelleen kohdistuksen.

Näytöltä poistuttaessa tapahtuu tarkistus, että tapahtumaan ei kohdistu suurempaa summaa kuin alkutapahtuman summa. Jos näin tapahtuu, BC ilmoittaa siitä ja palautuu takaisin sivulle, esim:

Kirjattujen tapahtumien kohdistaminen jälkeenpäin eri päivämäärällä

On myös mahdollista kohdistaa tapahtumat eri päivämäärällä kuin oletuksena olevalla kirjauspvm:llä. Tämä tapahtuu siten, että Kohdista tapahtumat -sivulla (Yllä kohta 2) kirjoitetaan uusi haluttu kohdistuspvm Uusi kohdistuspvm -kenttään ennenkuin ko. rivin Kohdista-kenttään asetetaan täppä. Kts. ao. kuva.

Kun Kohdista-kentän täppä sitten sitten asetetaan, siirtyy Uusi kohdistuspvm -kentän tieto Kohdistuspvm-kenttään:

4.2. Kohdistusten peruuttaminen

1. Avaa Pääkirjanpidon tapahtumat -sivu.
2. Valitse tapahtuma, jonka kohdistuksen haluat peruuttaa ja joka kohdistuu johonkin alkutapahtumaan.
3. Valitse Toiminnot --> Funktiot --> Peruuta kohdistus.
4. Vahvista peruutus. Tapahtuman Kohdistuu tapahtumaan -kenttä tyhjennetään, ja jos alkuperäisen tapahtuman saldo ei ole enää nolla, se avataan uudelleen.

5. Tase-erittelyraportin ajaminen

Tase-erittelyraportilla tulostetaan tasetilien saldot valittuna ajankohtana. Tileillä, joiden tase-erittelytyyppi on Loppusumma, näkyvät loppusummat (Oletus). Jos tase-erittelytyyppinä on Erittely, tileillä näkyvät myös alkutapahtumat ja muutos.

5.1. Käynnistys

1. Hae ja avaa Tase-erittely-raportti.

1. Aseta raportoitavan kauden Aloituspvm. Raportin alkusummissa näkyvät alkutapahtumien saldot, joissa on huomioitu kohdistukset alkupäivään mennessä.
2. Aseta raportoitavan kauden Lopetuspvm.
3. Yllä olevat kaksi kenttää ovat pakollisia. Lisäksi voidaan vapaaehtoisesti asettaa KP-tilin Nro-kentän suodatuksen, jolla tulostetaan vain tietyt KP-tilit.
4. Aja raportti.

Raportti näyttää jokaisen Erittely-tyyppisen tilin seuraavasti:

• Alkusaldo – Avoin nettosumma alkupäivämääränä
• Muutos – Raportointikauden aikana tehdyt kohdistukset
• Loppusaldo – Jäljellä oleva avoin summa loppupäivämääränä

Tilit, joiden loppusaldo on nolla (täysin kohdistettu), jätetään pois raportin tulostuksesta. Loppusumma-tyyppiset tilit näytetään vain kokonaissaldolla.

5.2. Raportin ulkoasu

Esimerkkituloste: