Lähetysprosessi

Tämä ohje kuvaa koko prosessin lähetysasiakirjan luomisesta muokkaukseen ja lähettämiseen ECShipin kautta nShiftiin.

Lähdeasiakirjat

ECShip voi luoda lähetysasiakirjoja seuraavista Business Centralin lähdeasiakirjoista:

Lähdeasiakirja	Luontitapa
Sales Order	Toiminto Prepare Shipment Document myyntitilauksen sivulla
Warehouse Shipment	Toiminto Open ECShipment Document varastolähetyksen sivulla
Posted Sales Shipment	Luo manuaalisesti ja liitä kirjattuun myyntitoimitukseen
Blank	Luo uusi asiakirja suoraan ECShip Document List -sivulta

Lisäksi ohjelmallisesti tuettuja lähdetyyppejä ovat Purchase Return Order, Outbound Transfer, Service Order ja Assembly Order.

Lähetyksen luominen myyntitilaukselta

1. Avaa Sales Order Business Centralissa.
2. Valitse Process -> Prepare Shipment Document.
3. ECShip luo uuden lähetysasiakirjan ja avaa sen.

Lähetys täyttyy valmiiksi seuraavilla tiedoilla:

• asiakkaan toimitusosoite vastaanottajaksi
• myyntitilauksen numero pääviitteeksi
• myyntitilauksen kuljetusliike ja palvelu, jotka kartoitetaan nShiftin rahdinkuljettajaksi, jos määritys on tehty
• yksi oletuskolli oletuskollilajilla

Lähetyksen luominen varastolähetykseltä

1. Avaa Warehouse Shipment Business Centralissa.
2. Valitse Process -> Open ECShipment Document.
3. ECShip luo uuden lähetysasiakirjan tai avaa jo olemassa olevan asiakirjan tälle varastolähetykselle.

Jos samalle varastolähetykselle on jo olemassa avoin tai luonnostilassa oleva ECShip-asiakirja, se avataan uuden luomisen sijaan.

Lähetysten automaattinen luonti

Voit määrittää ECShipin luomaan lähetysasiakirjat automaattisesti, kun varastolähetys kirjataan:

1. Avaa ECShip Setup.
2. Ota käyttöön Luo lähetys automaattisesti kirjatusta toimituksesta.
3. Halutessasi aseta Luo lähetys automaattisesti sijainnista, jos haluat rajata toiminnon tiettyihin sijainteihin, esimerkiksi BLUE|RED.

Lähetysasiakirja

Lähetysasiakirjan sivu jakautuu useisiin osioihin.

Yleistä

Kenttä	Kuvaus
Numero	Automaattisesti muodostettu asiakirjanumero
Lähdeasiakirjan tyyppi	Lähdeasiakirjan tyyppi. Ei muokattavissa luonnin jälkeen.
Lähdeasiakirjan nro.	Liitetyn lähdeasiakirjan numero
Tilausnumero.	Alkuperäisen myyntitilauksen numero
Kohteen tyyppi	Asiakas, toimittaja tai sijainti
Kohteen nro	Kohteena olevan osapuolen numero
Tila	Asiakirjan nykyinen tila: Avoin, Vedos tai Lähetetty
Testilähetys	Ohittaa yleisen testiasetuksen tälle yksittäiselle lähetykselle
Suosikki	Merkitse suosikiksi nopeaa käyttöä varten

Vastaanottaja

Vastaanottajaosio sisältää toimitusosoitteen ja yhteystiedot. Kentät täyttyvät lähdeasiakirjalta, mutta niitä voi muokata.

Kenttä	Kuvaus
Toimitusasiakkaan nimi / nimi 2	Vastaanottajan nimi
Toimitusasiakkaan osoite / osoite 2	Katuosoite
Toimitusasiakkaan paikkakunta, postinro, lääni	Sijaintitiedot
Toimitusasiakkaan maa-/aluekoodi	Maatunnus ISO-muodossa
Toimitusasiakkaan kontakti	Yhteyshenkilö
Toimitusasiakkaan puhelinnro.	Vastaanottajan puhelinnumero
Toimitusasiakkaan sähköposti	Vastaanottajan sähköpostiosoite
Lähetyksen pvm	Suunniteltu toimituspäivä
Toimitusehdon koodi	Business Centralin toimitustapa

Lähettäjä

Kenttä	Kuvaus
Sender Name	Lähettävän yrityksen tai sijainnin nimi
Sender Address, City, Post Code	Nouto-osoite
Sijaintikoodi	Business Centralin sijainti
Lähettäjän viite	Lähettäjän viite, tavallisesti tilausnumero
Vastaanottajan viite	Vastaanottajan viite, joka tulee joko kentästä External Document No. tai Your Reference asetuksista riippuen

Huomautus: Kun Käytä sijaintia lähettäjänä on käytössä ECShip Setupissa, lähettäjän osoite otetaan Business Centralin sijainnista yrityksen tietojen sijaan.

Rahdinkuljettaja

Kenttä	Kuvaus
Kuljetusliikkeen koodi	Tälle lähetykselle valittu nShiftin rahdinkuljettaja
Kuljetusliikkeen palvelu	Valittu rahdinkuljettajapalvelu
Carrier Service Alternative	Varapalvelu, jos ensisijainen palvelu ei ole käytettävissä
Nouto	Sisällytä noutotilaus
Kuljetusliikkeen koodi	Business Centralin kuljetusliike, vain luku
Kuljetusliikkeen palvelukoodi	Business Centralin kuljetusliikkeen palvelukoodi, vain luku
Kuljetusohjeet 1-4	Vapaamuotoiset ohjeet rahdinkuljettajalle

Maksutiedot

Kenttä	Kuvaus
Payment Method	Miten rahti maksetaan
Rahdinmaksajan nimi / osoite / kaupunki / postinumero / maa	Vaihtoehtoisen rahdinmaksajan tiedot
Rahdinmaksajan asiakasnumero	Asiakasnumero tilanteisiin, joissa kolmas osapuoli maksaa

Kollit

Kolliosio näyttää kaikki lähetykseen liitetyt kollit. Katso tarkemmat tiedot kohdasta Kollien hallinta.

Lisäpalvelut

Näyttää valitulle rahdinkuljettajapalvelulle saatavilla olevat lisäpalvelut. Valitse tai poista valinta kentästä Oletuksena valittu sen mukaan, haluatko lisäpalvelun mukaan lähetykseen. Katso määritykset kohdasta Rahdinkuljettajien määritykset - lisäpalvelut.

Auxiliary Data

Käsittelyn jälkeen tämä osio näyttää:

• Parcel Numbers - jokaisen kollin SSCC-seurantakoodit
• Document Prints - lähetysasiakirjat PDF-tiedostoina
• Label Prints - lähetystarrat PDF-tiedostoina

Lähetyksen käsittely

Kun lähetysasiakirja on valmis:

1. Tarkista vastaanottajan osoite, rahdinkuljettaja, palvelu ja kollit.
2. Valitse Process -> Send Shipment tai vastaava toiminto.
3. ECShip muuntaa asiakirjan nShiftin JSON-muotoon ja lähettää sen REST API:n kautta.
4. Onnistuneen lähetyksen jälkeen:
5. asiakirjan tila muuttuu tilaan Lähetetty
6. kollien seurantanumerot eli SSCC-koodit näkyvät Auxiliary Data -osiossa
7. lähetysasiakirjat ja etiketit tulevat tulostettaviksi tai ladattaviksi
8. TA Sent DateTime tallentaa lähetyshetken

Virhetilanteiden käsittely

Jos nShift palauttaa virheen käsittelyn aikana:

• näkyviin tulee virheikkuna, jossa näkyy nShiftin palauttama virhetieto
• asiakirja jää tilaan Avoin, jotta voit korjata tiedot ja yrittää uudelleen
• yleisiä virheitä ovat puuttuvat pakolliset kentät, virheelliset osoitteet ja rahdinkuljettajan asiakasnumeron ongelmat

Asiakirjan tilat

Tila	Merkitys
Avoin	Asiakirjaa voi muokata eikä sitä ole vielä lähetetty
Vedos	Asiakirja on luonnostilassa
Lähetetty	Asiakirja on lähetetty onnistuneesti nShiftiin

Asiakirjalista

ECShip Document List -sivu näyttää kaikki lähetysasiakirjat seuraavilla suodattimilla:

• Show All - kaikki asiakirjat tilasta riippumatta
• Show Open - vain avoimet asiakirjat
• Show Draft - vain luonnokset
• Show Sent - vain lähetetyt asiakirjat

Testitila

Ota Testilähetys käyttöön ECShip Setupissa tai yksittäisellä asiakirjalla, jos haluat testata integraatiota ilman, että lähetys oikeasti välitetään rahdinkuljettajalle. Testitilassa:

• lähetykset lähetetään nShiftiin ja validoidaan
• nShift käsittelee lähetyksen ja palauttaa seurantanumerot
• lähetystä ei välitetä varsinaiselle rahdinkuljettajalle

Tämä on hyödyllistä alkuasetusten varmistamisessa tai uusia rahdinkuljettajapalveluja testattaessa.

Seuraavat vaiheet

• Kollien hallinta - Kollien, sisällön ja seurannan hallinta
• Tulostus - Lähetystarrojen ja lähetysasiakirjojen tulostaminen
• Ilmoitukset - Ennakkoilmoitusten lähettäminen vastaanottajille